AML- & KYC-Richtlinie

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie zur Bekämpfung der Geldwäsche und zur Kundenidentifizierung (die „Richtlinie“) legt die Maßnahmen fest, die OCTO FINANCIAL LTD („OctoHex“) anwendet, um zu verhindern, dass die Plattform für Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Proliferationsfinanzierung, Sanktionsumgehung, Betrug und sonstige Finanzkriminalität genutzt wird. Sie gilt für alle Kunden und Partner sowie für alle Mitarbeiter, Organmitglieder und Auftragnehmer von OctoHex und wird gemäß dem Recht von England und Wales und den einschlägigen internationalen Standards, einschließlich der Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF), umgesetzt.

2. Governance und Geldwäschebeauftragter

OctoHex hat einen Geldwäschebeauftragten (Money Laundering Reporting Officer, „MLRO“), erreichbar unter compliance@octohex.com, ernannt, der für die Umsetzung und Überwachung dieser Richtlinie, die Bewertung interner Verdachtsmeldungen und die Meldung an die zuständige zentrale Meldestelle verantwortlich ist. Der MLRO ist unter compliance@octohex.com erreichbar. Die Geschäftsleitung genehmigt diese Richtlinie und überprüft sie mindestens jährlich oder bei wesentlichen Änderungen der Rechtslage oder unseres Risikoprofils.

3. Risikobasierter Ansatz

Wir verfolgen einen risikobasierten Ansatz. Jedem Kunden wird eine Risikoeinstufung zugewiesen, die unter anderem auf Wohnsitzland und Staatsangehörigkeit, PEP-Status, Ergebnissen von Sanktions- und Negativpresse-Screenings, erwarteten und tatsächlichen Einzahlungsvolumina, Mittelherkunft, Wallet-Risikobewertungen, Nutzung des Partnerprogramms und Verhaltensindikatoren beruht. Die Risikoeinstufung bestimmt den Umfang der angewandten Sorgfaltspflichten und Überwachung und wird regelmäßig sowie bei auslösenden Ereignissen überprüft.

4. Allgemeine Sorgfaltspflichten (CDD)

Die Prüfung ist für alle Kunden und Partner verpflichtend. Vor Genehmigung der Prüfung sind keine Einzahlungen, Paketkäufe, Handelsaktivitäten oder Partnerauszahlungen zulässig. Die allgemeinen Sorgfaltspflichten umfassen:

Erhebung von vollständigem Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift und Kontaktdaten;

Überprüfung eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments;

eine Lebenderkennung und einen biometrischen Abgleich zwischen Selfie und Dokumentfoto;

Abgleich mit Sanktions-, PEP- und Negativpresse-Datenbanken;

Adressnachweis, soweit nach unserer Risikobewertung oder gesetzlich erforderlich;

Angaben zum Zweck und zur angestrebten Art der Geschäftsbeziehung sowie zum erwarteten Aktivitätsumfang.

5. Prüfablauf über Didit

Die Identitätsprüfung erfolgt über unseren externen Dienstleister Didit. Der typische Ablauf ist: (1) Der Kunde startet die Prüfung im Kundenbereich; (2) der Kunde erfasst Bilder eines Ausweisdokuments, die auf Echtheit, Gültigkeit und Datenkonsistenz geprüft werden; (3) der Kunde absolviert eine Lebenderkennung und ein Selfie, das biometrisch mit dem Dokument abgeglichen wird; (4) die Daten des Kunden werden mit Sanktions-, PEP- und Negativpresse-Listen abgeglichen; (5) soweit erforderlich, lädt der Kunde einen Adressnachweis hoch; (6) das Ergebnis wird an OctoHex übermittelt und dort automatisch genehmigt, zur manuellen Prüfung an einen Compliance-Mitarbeiter weitergeleitet oder abgelehnt.

OctoHex bleibt für die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten verantwortlich und kann jederzeit weitere Dokumente anfordern oder zusätzliche Prüfungen durchführen.

6. Verstärkte Sorgfaltspflichten (EDD)

Verstärkte Sorgfaltspflichten gelten für Geschäftsbeziehungen mit höherem Risiko, darunter PEPs, deren Familienangehörige und ihnen bekanntermaßen nahestehende Personen, Kunden mit Bezug zu Drittländern mit hohem Risiko, Kunden mit hohem Wallet-Risiko, ungewöhnliche Aktivitätsmuster sowie Kunden, deren kumulierte Einzahlungen 250.000 $ übersteigen. Verstärkte Sorgfaltspflichten können umfassen:

Nachweise über die Herkunft der Mittel (zum Beispiel Kontoauszüge von Börsen, Gehaltsabrechnungen, Kaufverträge) für Einzahlungen über 100.000 $;

Nachweise über die Herkunft des Vermögens für kumulierte Einzahlungen über 500.000 $;

Zustimmung der Geschäftsleitung zur Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehung;

häufigere Überprüfungen und verstärkte Transaktionsüberwachung.

7. Sanktions- und PEP-Screening

Kunden werden beim Onboarding und fortlaufend mit den einschlägigen Sanktionslisten abgeglichen, darunter jene der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, des Vereinigten Königreichs, der Vereinigten Staaten (OFAC) und von England und Wales, sowie mit PEP- und Negativpresse-Datenbanken. Treffer werden von der Compliance-Abteilung geprüft. Bei einem bestätigten Sanktionstreffer frieren wir die betreffenden Vermögenswerte wie gesetzlich vorgeschrieben ein, lehnen die Geschäftsbeziehung ab oder beenden sie und erstatten Meldung an die zuständige Behörde.

8. Krypto-Wallet-Screening und Blockchain-Analyse

Alle Ein- und Auszahlungs-Wallet-Adressen werden mithilfe von Blockchain-Analysetools daraufhin überprüft, ob Verbindungen zu sanktionierten Stellen, Darknet-Märkten, Mixern, Ransomware, Betrugsmaschen, gestohlenen Mitteln oder anderen illegalen Quellen bestehen. Auszahlungen erfolgen nur an Wallets, die als dem Kunden gehörend verifiziert wurden. Wir können verlangen, dass der Kunde das Eigentum an einer Wallet nachweist, etwa durch eine signierte Nachricht oder eine Testtransaktion. Einzahlungen aus Quellen mit hohem Risiko können zurückgehalten, abgelehnt oder zurückgesendet und den Behörden gemeldet werden.

9. Travel Rule

Soweit anwendbar, halten wir die FATF-Travel-Rule und die entsprechenden nationalen Vorschriften ein, indem wir die erforderlichen Angaben zu Auftraggeber und Begünstigtem bei Kryptowerte-Transfers, einschließlich Transfers von und zu selbst gehosteten Wallets, erheben, überprüfen, übermitteln und aufbewahren. Transfers ohne die erforderlichen Angaben können ausgesetzt, zurückgesendet oder abgelehnt werden.

10. Laufende Überwachung

Wir überwachen die Aktivitäten der Kunden während der gesamten Geschäftsbeziehung, einschließlich Ein- und Auszahlungen, Wallet-Änderungen, Anträgen auf vorzeitige Beendigung, Anmeldemustern, IP- und Gerätedaten sowie Partner-Empfehlungsstrukturen. Indikatoren wie schnelle Ein- und Auszahlungszyklen, Stückelung unterhalb von Schwellenwerten, Nutzung mehrerer Wallets, Abweichungen zwischen angegebener und tatsächlicher Aktivität, Anmeldungen aus gesperrten Rechtsordnungen oder über Anonymisierungsdienste sowie verbundene Konten werden geprüft. Kundeninformationen werden entsprechend der Risikoeinstufung regelmäßig aktualisiert.

11. Meldung verdächtiger Aktivitäten

Mitarbeiter müssen jede Kenntnis oder jeden Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung unverzüglich dem MLRO melden. Der MLRO bewertet interne Meldungen und erstattet gegebenenfalls eine Verdachtsmeldung an die UK Financial Intelligence Unit (UKFIU) der National Crime Agency. Es ist uns gesetzlich untersagt, den Kunden oder Dritte darüber zu informieren, dass eine Meldung erstattet wurde oder in Erwägung gezogen wird (Verbot der Informationsweitergabe, „Tipping-off“). Wir arbeiten uneingeschränkt mit den zuständigen Behörden zusammen.

12. Gesperrte Rechtsordnungen

Wir nehmen keine Kunden oder Partner auf, die in Rechtsordnungen ansässig sind, deren Staatsangehörigkeit besitzen oder sich dort aufhalten, die umfassenden Sanktionen unterliegen, von der FATF mit einem Handlungsaufruf belegt sind oder in unserer Liste gesperrter Länder (Afghanistan, Ägypten, Algerien, Angola, Äquatorialguinea, Äthiopien, Benin, Botsuana, Burkina Faso, Burundi, Cabo Verde, Côte d’Ivoire, Dschibuti, Eritrea, Eswatini, Gabun, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Irak, Iran, Kamerun, Kenia, Komoren, Kongo-Brazzaville, Kongo-Kinshasa, Kuba, Lesotho, Liberia, Libyen, Madagaskar, Malawi, Mali, Marokko, Mauretanien, Mauritius, Mosambik, Myanmar, Namibia, Niger, Nigeria, Nordkorea, Puerto Rico, Ruanda, Sambia, São Tomé und Príncipe, Senegal, Seychellen, Sierra Leone, Simbabwe, Somalia, Südafrika, Sudan, Südsudan, Syrien, Tansania, Togo, Tschad, Tunesien, Türkei, Uganda, Vereinigte Staaten, Zentralafrikanische Republik) aufgeführt sind. US-Personen (Staatsangehörige, Green-Card-Inhaber und Einwohner der Vereinigten Staaten) werden nicht akzeptiert. Zur Durchsetzung dieser Beschränkungen setzen wir IP-Geolokalisierung und weitere Kontrollen ein.

13. Ablehnung, Sperrung und Beendigung

Wir können die Begründung einer Geschäftsbeziehung ablehnen, eine Transaktion verweigern oder verzögern, ein Konto sperren oder eine Geschäftsbeziehung beenden, wenn die Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden können, die gemachten Angaben falsch oder widersprüchlich sind, das Risiko des Kunden unsere Risikobereitschaft übersteigt oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Werden Mittel zurückerstattet, erfolgt dies nur an die Herkunfts-Wallet oder eine verifizierte Wallet, vorbehaltlich einer gesetzlichen Pflicht zum Einfrieren oder Einbehalten.

14. Aufbewahrung von Unterlagen

Wir bewahren Unterlagen zur Kundensorgfalt, Prüfergebnisse, Transaktionsaufzeichnungen, Screening-Ergebnisse, interne und externe Meldungen sowie zugehörige Korrespondenz mindestens fünf (5) Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. nach dem Datum einer Einzeltransaktion auf, oder länger, soweit gesetzlich oder von einer zuständigen Behörde verlangt. Die Unterlagen werden sicher und in einer Form aufbewahrt, die eine unverzügliche Bereitstellung an Behörden ermöglicht.

15. Schulung und Überprüfung

Alle relevanten Mitarbeiter erhalten bei Eintritt und mindestens jährlich eine ihrer Funktion angemessene Schulung zu Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsbekämpfung sowie Sanktionen. Die Einhaltung dieser Richtlinie wird regelmäßig unabhängig überprüft. Diese Richtlinie wird mindestens jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Fragen können an compliance@octohex.com gerichtet werden.